ORGANISASI FILE

Organisasi File adalah suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menyatakan dan menyimpan record-record dalam sebuah file.

Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu :

1. Organisasi File Sequential

Merupakan cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan kumpulan record-record dalam sebuah berkas. Dalam organisasi berkas sequential, pada waktu record ini dibuat, record-record direkam secara berurutan. Contoh : Lagu yang ada dikaset.

2. Organisasi File Relative

· Suatu berkas yang mengidentifikasikan record dengan key yang diperlukan.

· Record tidak perlu tersortir secara fisik menurut nilai key.

· Organisasi berkas relatif paling sering digunakan dalam proses interaktif.

· Tidak perlu mengakses record secara berurutan (consecutive).

· Sebaiknya disimpan dalam Direct Access Storage Device (DASD) seperti magnetic disk/drum.

· Contoh : Lagu yang ada pada CD (Compact Disk)

3. Indexed Sequential

Merupakan salah satu cara yang efektif untuk mengorganisasi kumpulan record-record yang membutuhkan akses record secara sequential maupun secara individu berdasarkan nilai key. Contoh : Mencari arti kata dalam kamus.

4. Multi – Key

Merupakan organisasi yang dapat mempunyai sebuah file yang di akses dengan banyak cara. Contoh : Sistem perbankan yang memiliki banyak pemakai.

Secara umum keempat teknik dasar tersebut berbeda dalam cara pengaksesannya, yaitu :

1. Direct Access;

Adalah suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang ada. Contoh : Magnetic Disk.

2. Sequential Access;

Adalah suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di depannya. Contoh : Magnetic Tape.

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file :

· Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan

· Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses

· Respontime yang diperlukan

Cara memilih organisasi file tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu :

1. Menurut Model penggunaannya ada 2 cara :

1. Batch; Suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok.

2. Interactive; Suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record.

2. Menurut model OPERASI FILE ada 4 cara :

1. Creation;

> Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudian record-record dimuat ke dalam file tersebut.

> Membuat file dengan cara merekam record demi record.

2. Update;

Untuk menjaga agar file tetap up to date.

Contoh: Insert / Add, Modification, Deletion.

3. Retrieval;

Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi.

Inquiry: Volume data rendah, model proses interactive.

Report Generation: Volume data tinggi, model proses batch.

File Retrieval terbagi 2, yaitu :

1. Comprehensive Retrieval,

Mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah file.

Contoh : * Display all

* List nama, alamat

2. Selective Retrieval,

Mendapatkan informasi dari record-record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu.

Contoh : * List for gaji = 100000

* List nama, npm, for angkatan = 93

4. Maintenance;

Perubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuan memperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut.

> Restructuring

Perubahan struktur file.

Misalnya :

Panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record dirubah.

> Reorganization

Perubahan organisasi file dari organisasi yang satu, menjadi organisasi file yang lain.

Misalnya :

* Dari organisasi file sequential menjadi indeks sequential.

* Dari direct menjadi sequential.

JENIS FILE (Berdasarkan Fungsinya)

1. MASTER FILE

Master File adalah file yang berisi data yang relatif tetap.

Master file (berkas induk) berisi objek-objek yang harus ada di sebuah unit kerja (enterprise). Misalkan, di sebuah perguruan tinggi, objek-objek yang harus ada seperti (1) mahasiswa, (2) dosen, (3) mata kuliah, (4) biaya kuliah, (5) ruang kelas, dan sebagainya.

Objek-objek tersebut harus disimpan datanya di dalam file computer, dan akan masuk ke dalam katagori master file.

Contoh lain :

Organisasi sebuah pabrik : * Payroll Master File

* Customer Master File

* Personnel Master File

* Inventory Master File

Ada 2 jenis Master File :

1. Reference Master File

File yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah.

Contoh :

Berkas pelanggan yang berisi field nomor rekening, nama dan alamat.

2. Dynamic Master File;

File yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.

Contoh :

· Berkas stock barang

· Berkas pemesanan tempat duduk

2. TRANSACTION FILE

Transaction file adalah berkas transaksi yang harus disimpan di dalam media penyimpanan eksternal komputer. Transaction file terjadi akibat adanya hubungan (relasi) antarmaster file

Bisa juga di definisikan Transaction File Adalah file yang berisi record-recod yang akan memperbaharui / meng-update record-record yang ada pada master file.

Meng-update dapat berupa :

Penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.

3. REPORT FILE

Report File Adalah:

* Berisi data yang bentuknya telah disesuaikan untuk kepentingan user

* Data yang akan ditampilkan pada monitor

* Data yang akan dicetak

* Dihasilkan oleh:

- Report writer

- Application program

4. WORK FILE

Work File adalah:

* File sementara

* File kerja

* Berisi sesuatu yang tidak permanen

* Isinya hanya dipakai sesaat saja

* Untuk memindahkan data dari satu program ke program yang lain

5. PROGRAM FILE

Program File adalah file yang berisi instruksi-instruksi yang akan dijalankan oleh komputer. Instruksi-instruksi itu utamanya ditulis dengan bahasa pemograman (programming language), misalkan C++, Cobol, Pascal, Fortran, dan sebagainya.

6. TEXT FILE

* Text File berisi : ALPHANUMERIC & GRAPHIC DATA

* Berasal dari program text editor

* Hanya dapat diproses oleh program text editor